Regulamin

21 Październik 2014 r. | godzina 14:41

Załącznik

do Zarządzenia Nr 51 / 2011

Burmistrza Miasta Łaskarzew

z dnia 28 grudnia 2011 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ŁASKARZEW

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Urząd Miasta w Łaskarzewie jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz – jako organ wykonawczy miasta – wykonuje swoje zadania.
Siedzibą Urzędu Miasta jest miasto Łaskarzew, ul. Rynek Duży im. J. Piłsudskiego 32.

§ 2

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Łaskarzew, zwany dalej Regulaminem, określa strukturę organizacyjną Urzędu oraz zadania i kompetencje poszczególnych komórek organizacyjnych, zasady kierowania Urzędem, procedury planowania, organizowania oraz kontroli pracy w Urzędzie.

§ 3

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: Radzie, Urzędzie, Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć: Radę Miasta w Łaskarzewie, Urząd Miasta w Łaskarzewie, Burmistrza Miasta Łaskarzew, Zastępcę Burmistrza Miasta Łaskarzew, Sekretarza Miasta Łaskarzew, Skarbnika Miasta Łaskarzew.

ROZDZIAŁ II

Zasady kierowania Urzędem

§ 4

Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
Burmistrz, jako kierownik Urzędu, ma uprawnienia zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 5

Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
Burmistrza, w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Burmistrza, a w przypadku niepowołania Zastępcy jego obowiązki wykonuje Sekretarz.

§ 6

Organizację czasu pracy i zasady porządku wewnętrznego określa Regulamin Pracy Urzędu, który wydaje Burmistrz w trybie zarządzenia wewnętrznego.

ROZDZIAŁ III

Struktura organizacyjna Urzędu

§ 7

Ustanawia się następującą strukturę organizacyjną Urzędu:

1) Referat Organizacyjny, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta (OR),

2) Referat Finansowo – Budżetowy (FN),

3) Referat Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa (IBN),

4) Referat Zarządzania Oświatą (ZO),

5) Urząd Stanu Cywilnego (USC),

6) Pełnomocnik ds. informacji niejawnych (IN).

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

a) Zastępca Burmistrza,

b) Sekretarz,

c) Skarbnik, przy czym Skarbnik pełni obowiązki Kierownika Referatu Finansowo-Budżetowego,

d) Kierownik Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta,

e) Kierownik Referatu Zarządzania Oświatą,

f) Kierownik Referatu Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa,

g) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,

W Urzędzie może działać zespół / zespoły doraźne powoływane przez Burmistrza do realizacji określonych zadań. Zespół / zespoły powoływane są przez Burmistrza odrębnym zarządzeniem, określającym między innymi: cel działania zespołu, skład osobowy i strukturę zespołu.
Pełną strukturę Urzędu zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Pracownicy referatów przy załatwianiu spraw oznaczają pisma i decyzje sygnaturami, których brzmienie określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

ROZDZIAŁ IV

Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.

§ 8

Do zadań Burmistrza, realizowanych przy pomocy Urzędu, należą:

1) zadania własne Miasta wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),

2) zadania z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy obowiązujących ustaw,

3) zadania z zakresu administracji rządowej powierzone samorządowi na podstawie porozumień zawartych pomiędzy gminą a organami administracji rządowej,

4) zadania z zakresu właściwości powiatu lub województwa powierzone na podstawie porozumień zawartych z tymi jednostkami samorządu terytorialnego,

5) zadania wynikające z ustaw szczególnych, uchwał Rady Miasta i zarządzeń Burmistrza Miasta.

Do zakresu zadań Burmistrza, poza wymienionymi w ust. 1, należy:

1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2) prowadzenie bieżących spraw Miasta,

3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników urzędu,

5) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie jednostki organizacyjne urzędu oraz jego pracowników,

6) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

7) koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

8) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi
w szczególności dotyczących podziału zadań,

9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

10) upoważnianie swojego zastępcy lub innych pracowników urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11) przyjmowanie i analiza oświadczeń o stanie majątkowym – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

12) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych,

13) kierowanie wykonywaniem zadań obronnych,

14) kierowanie wykonywaniem zadań z zakresu zarządzania kryzysowego,

15) wykonywanie zadań wynikających z funkcji Szefa Obrony Cywilnej Miasta,

16) kierowanie działaniami ratowniczymi na obszarze miasta w stanach klęski żywiołowej i nadzwyczajnych zdarzeniach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

17) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa oraz uchwały rady.

§ 9

Zastępca Burmistrza wykonuje zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
Zastępca Burmistrza zastępuje Burmistrza w czasie nieobecności z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn; zakres zastępstwa obejmuje sprawy powierzone przez Burmistrza.
Zastępca przejmuje zadania i kompetencje Burmistrza w przypadku przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta o których mowa w art. 28g ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)

§ 10

Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje pracę Urzędu.
Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów Statutu Miasta, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, Regulaminu Pracy Urzędu, projektów ewentualnych zmian tych aktów,

2) opracowywanie projektów podziału Referatów na stanowiska pracy,

3) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów i kierownika USC,

4) prowadzenie spraw pracowniczych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

5) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr oraz dyscypliną pracy pracowników Urzędu,

6) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie,

7) planowanie kosztów utrzymania Urzędu i rozliczanie się z wydatków przewidzianych w budżecie na ten cel,

8) nadzór nad przygotowywaniem, kompletowaniem i przekazywaniem projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza,

9) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

10) zapewnienie wykonywania zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych,

11) zapewnienie właściwego przechowywania dokumentów wytworzonych w Urzędzie,

12) udział w sesjach Rady oraz posiedzeniach komisji Rady, zależnie od potrzeb,

13) nadzór i koordynacja spraw związanych z Biuletynem Informacji Publicznej,

14) Prowadzenie spraw bhp i p. poż. oraz spraw socjalno bytowych pracowników

15) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem sprzętu i mienia stanowiącego własność Urzędu.

16) Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości lokali biurowych i użytkowych znajdujących się w budynkach Urzędu.

17) Przygotowywanie i wdrażanie gminnych programów współpracy z organizacjami pozarządowymi.

18) Prowadzenie spraw w zakresie dotacji celowych udzielanych przez gminę na realizację zadań zleconych organizacjom pozarządowym.

19) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

Sekretarz pełni funkcję :

1) opiekuna praktyk,

2) administratora danych osobowych.

4. Sekretarz sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta, a w zakresie ogólnym nadzoruje także działalność Referatu Zarządzania Oświatą.

§ 11

Do zadań Skarbnika należy:

1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości oraz wynikających z ustawy o finansach publicznych;,

2) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu miasta,

3) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,

4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,

5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu i przygotowywanie projektu budżetu,

6) wykonywanie zadań w zakresie sprawozdawczości;

7) sprawowanie pieczy nad mieniem miasta,

8) dokonywanie analiz budżetu i bieżące informowanie Burmistrza o jego realizacji,

9) czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,

10) badanie i prognozowanie możliwości pozyskania środków pozabudżetowych dla miasta,

11) udział w sesjach Rady i posiedzeniach komisji Rady,

12) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

2. Skarbnik sprawuje bezpośredni nadzór i kieruje pracą Referatu Finansowo-Budżetowego, a w zakresie finansowo-księgowym nadzoruje także działalność Referatu Zarządzania Oświatą.

ROZDZIAŁ V

Zadania i kompetencje pracowników zajmujących kierownicze stanowiska.

§ 12

Kierownicy referatów odpowiadają przed Burmistrzem za:

1) sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatu,

2) właściwe wykonywanie zadań referatu,

3) nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników,

4) dyscyplinę pracy referatu,

5) nadzór nad przestrzeganiem tajemnicy państwowej i służbowej przez pracowników referatu,

6) wykonywanie kontroli wewnętrznej.

Kierownicy referatów wykonują kontrolę jednostek organizacyjnych, nadzorują i koordynują działalność tych jednostek.
Kierownicy referatów są odpowiedzialni za współpracę z gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw objętych zadaniami referatów.
Kierownicy referatów są zobowiązani do przedstawiania Burmistrzowi stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu gminnych jednostek organizacyjnych.
Kierownicy referatów ustalają szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych pracowników.
Kierownicy referatów dokonują oceny pracy podległych pracowników oraz wnioskują o ich wyróżnienie, wynagradzanie, awansowanie i karanie.
W przypadku, gdy kierujący referatem nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.

§ 13

Do obowiązków kierowników referatów należy:

1) przygotowywanie materiałów będących tematem obrad Rady i jej komisji,

2) uczestniczenie w posiedzeniach Rady,

3) realizowanie uchwał i ustaleń Rady oraz opracowywanie sprawozdań z ich wykonania,

4) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski zgłoszone przez radnych,

5) przygotowywanie materiałów będących podstawą zarządzeń i decyzji wydawanych przez Burmistrza.

ROZDZIAŁ V

Wspólne zadania referatów

§ 14

Do wspólnych zadań referatów należą w szczególności:

1) przygotowanie materiałów, analiz, sprawozdań i projektów uchwał na zapotrzebowanie Rady i jej komisji,

2) przygotowanie materiałów, analiz, sprawozdań i projektów decyzji lub zarządzeń na zapotrzebowanie Burmistrza,

3) realizacja uchwał Rady oraz decyzji i zarządzeń Burmistrza,

4) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach,

5) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu,

6) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwe przechowywanie akt na poszczególnych stanowiskach oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego,

7) zapewnienie właściwej ochrony danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie i współpraca z administratorem danych osobowych, wyznaczonym przez Burmistrza,

8) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych i zleceń w zakresie zadań wykonywanych przez referat lub samodzielne stanowiska pracy,

9) przekazywanie do Referatu Finansowo-Budżetowego kopii zawartych umów lub zleceń, celem wprowadzenia do centralnego rejestru oraz zapisywanie na umowie numeru rejestru,

10) rejestrowanie, prowadzenie i załatwianie skarg i wniosków w zakresie należącym do kompetencji referatów lub samodzielnych stanowisk pracy,

11) informowanie o sposobie załatwienia skarg i wniosków celem wpisania do centralnego rejestru prowadzonego przez Referat Organizacyjny, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta,

12) adresowanie korespondencji wychodzącej z Urzędu i przekazanie jej na sekretariat,

13) wytwarzanie informacji publicznej,

14) przekazywanie danych celem wprowadzenia do Biuletynu Informacji Publicznej;

15) wykazywanie się pełną znajomością aktualnego stanu przepisów i aktów prawnych dotyczących administracji samorządowej oraz zagadnień merytorycznie związanych z kompetencjami referatu lub samodzielnego stanowiska,

16) współpraca – w zakresie swych kompetencji – z innymi referatami i samodzielnymi stanowiskami, komisjami Rady, organizacjami społecznymi i gospodarczymi,

17) racjonalne i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi oraz zapewnienie prawidłowej realizacji budżetu w zakresie działań właściwych dla pozycji budżetowej danej komórki organizacyjnej,

18) przekazywanie informacji i materiałów zbieranych dla potrzeb środków masowego przekazu, a także przekazywanie z własnej inicjatywy informacji interesujących opinię publiczną i promujących miasto

19) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie zadań wykonywanych przez referat lub samodzielne stanowiska,

20) wykonywanie doraźnych zadań zlecanych przez Burmistrza.

ROZDZIAŁ VI

Zadania referatów

§ 15

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie organizacyjnym i kadrowym należy w szczególności:

1) Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków dot. Urzędu oraz nadzorowanie ich załatwienia.

2) Prowadzenie spisu inwentarza biurowego.

3) Prowadzenie rejestrów:

a) zarządzeń Burmistrza;

b) upoważnień i pełnomocnictw;

c) kontroli zewnętrznej Urzędu;

d) wykonanych pieczęci.

e) umów cywilnoprawnych,

4) Sprawowanie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady, jej Przewodniczącego oraz komisji, a w szczególności:

a) przygotowywanie materiałów na posiedzenia oraz zapewnienie ich terminowego doręczenia.

b) zabezpieczenie właściwych warunków przeprowadzenia sesji, zebrań, posiedzeń,

c) sporządzanie protokołów z sesji, posiedzeń, zebrań,

d) opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady i jej komisji,

e) prowadzenie rejestru uchwał Rady,

f) prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,

g) prowadzenie rejestru skarg i wniosków skierowanych do Rady,

h) wykonywanie innych poleceń Przewodniczącego Rady Miasta związanych z obsługą Rady Miasta w tym: przygotowywanie spotkań Przewodniczącego i radnych,

i) opracowywanie materiałów z sesji Rady i posiedzeń komisji, przekazywanie ich Burmistrzowi i odpowiednio merytorycznym referatom i podległym jednostkom organizacyjnym w celu zapewnienia ich realizacji, czuwanie nad terminowym informowaniem Rady i komisji o realizacji podjętych uchwał, ustaleń i wniosków,

j) terminowe przedkładanie uchwał Rady organom nadzoru,

k) umieszczanie podjętych uchwał na urzędowych tablicach ogłoszeń oraz przekazywanie podjętych uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,

l) prowadzenie rejestru udostępniania zainteresowanym osobom protokołów z sesji oraz protokołów z komisji Rady,

m) prowadzenie planu dyżurów radnych.

5) prowadzenie spraw wynikających z art. 24 j ustawy o samorządzie gminnym, dotyczących oświadczeń majątkowych

6) Prowadzenie kancelarii Urzędu:

a) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

b) wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

c) obsługa centrali telefonicznej,

d) przyjmowanie i nadawanie faksów,

e) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych referatów lub stanowisk pracy,

f) czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji Urzędu.

7) Obsługa techniczno – biurowa narad i zebrań organizowanych przez Burmistrza.

8) Prenumerata prasy, dzienników urzędowych, prowadzenie biblioteki Urzędu.

9) Udostępnianie interesantom zbioru przepisów prawnych.

10) Prowadzenie archiwum Urzędu i współdziałanie z Archiwum Państwowym w tym:

a) przyjmowanie do archiwum akt spraw ostatecznie załatwionych, z referatów oraz jednostek organizacyjnych,

b) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym,

c) przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego,

d) sporządzanie i prowadzenie spisów dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej przechowywanej w archiwum Urzędu.

11) Zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe.

12) Prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego, w tym organizowanie konserwacji i napraw urządzeń technicznych Urzędu.

13) Prowadzenie aktualizacji urzędowych tablic informacyjnych Urzędu.

14) Prowadzenie spraw związanych z prawidłową eksploatacją, konserwacją, naprawą oraz ubezpieczeniem pojazdów służbowych stanowiących własność Urzędu.

2. Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie działalności gospodarczej należy w szczególności:

1) Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej.

2) Wydawanie zaświadczeń o wpisie i o zmianie w ewidencji działalności gospodarczej.

3) Wydawanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej.

4) Wydawanie zaświadczeń dotyczących okresu i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

5) Prowadzenie ewidencji zezwoleń na sprzedaż alkoholu.

6) Sporządzanie sprawozdań o liczbie podmiotów gospodarczych i wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie promocji miasta należy w szczególności:

1) Gromadzenie informacji oraz przygotowywanie i dystrybucja materiałów (foldery, broszury, raporty, itp.) promujące gminę.

2) Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz koordynacja ich działalności w zakresie promocji Miasta.

3) Organizowanie współpracy Miasta z zagranicą, w tym nadzorowanie procesu integracji Miasta z Unią Europejską.

4) Bieżąca ocena realizacji Strategii Rozwoju Miasta i przedkładania Burmistrzowi wniosków dotyczących zmian w strategii.

5) Działanie na rzecz zwiększania zaufania do Urzędu oraz tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu.

6) Przekazywanie informacji o działalności Rady, Burmistrza i Urzędu Miasta poprzez stałą współpracę z mediami, aktualizację strony WWW oraz aktualizację Biuletynu Informacji Publicznej.

7) Monitoring prasy – zbieranie wycinków prasowych, fotografii itp.

8) Nawiązywanie kontaktów z organizacjami społecznymi, instytucjami oraz innymi gminami.

9) prowadzenie działań zmierzających do rozwoju lokalnej przedsiębiorczości,

10) prowadzenie ewidencji pól biwakowych oraz innych obiektów świadczących usługi hotelarskie,

11) prowadzenie zadań w zakresie spraw zawiązanych z rozwojem, wdrażaniem i eksploatacją systemów informatycznych w Urzędzie.

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie spraw społeczno-obywatelskich należy w szczególności:

1) Prowadzenie ewidencji ludności.

2) Udzielanie informacji adresowych zainteresowanym podmiotom zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

3) Sporządzanie wykazów dzieci objętych obowiązkiem szkolnym.

4) Sporządzanie rejestru przedpoborowych oraz prowadzenie rejestracji przedpoborowych.

5) Sporządzanie rejestru poborowych.

6) Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców oraz wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania.

7) Prowadzenie spraw związanych z wyborami do organów przedstawicielskich.

8) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych.

9) Prowadzenie archiwum dowodowego.

10) Prowadzenie kartoteki osób zmarłych.

11) Wydawanie poświadczonych kserokopii ankiet i kart osobowych

12) nadzór nad instytucjami prowadzącymi działalność kulturalną,

13) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem jednostek OSP,

14) nadzór nad instytucjami prowadzącymi działalność sportową i rekreacyjną,

15) inspiracja i współudział w organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży,

16) współpraca z SP ZOZ w zakresie spraw związanych z monitorowaniem stanu zdrowia mieszkańców,

17) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Rady Społecznej SP ZOZ,

18) współpraca z Miejską Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i spraw wojskowych, należy w szczególności:

1) Uznawanie żołnierzy za jedynych żywicieli rodzin, prowadzących gospodarstwo rolne oraz sprawujących opiekę nad członkami rodziny.

2) Wydawanie decyzji o zwrocie utraconego wynagrodzenia z tytułu pracy dla żołnierzy rezerwy powołanych na ćwiczenia wojskowe.

3) Opracowanie dokumentów planistycznych w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej.

4) Wykonanie niezbędnej dokumentacji do przygotowania i kierowania formacjami OC.

5) Przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania, alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania.

6) Opracowanie planu OC Miasta oraz nadzór nad opracowaniem planów OC instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych działających na terenie Miasta .

7) Planowanie, organizowanie i prowadzenie szkolenia formacji OC oraz ludności w zakresie powszechnej samoobrony.

8) Opracowanie planu świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej.

9) Planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki OC, zapewnienie odpowiednich warunków jego przechowywania, konserwacji, eksploatacji i ewidencji oraz odpowiedzialność materialna za sprzęt.

10) Realizacja przedsięwzięć w zakresie integracji sił OC do prowadzenia akcji ratunkowej oraz likwidacja skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.

11) Organizowanie prac w zakresie przygotowania, adaptacji oraz funkcjonowania i utrzymania w stanie gotowości technicznej budowli ochronnych na terenie Miasta .

12) Realizacja przedsięwzięć mających na celu zabezpieczenie dóbr kultury, urządzeń użyteczności publicznej i ważnej dokumentacji.

13) Prowadzenie działalności popularyzacyjnej oraz upowszechnianie problematyki obrony cywilnej.

14) Opracowanie sprawozdań i wniosków z realizacji zadań OC wg zasad ustalonych przez Wydział Zarządzania Kryzysowego.

15) Prowadzenie działalności kontrolnej w instytucjach, podmiotach gospodarczych oraz innych jednostkach organizacyjnych działających na terenie Miasta .

16) Prowadzenie kancelarii tajnej.

17) Współudział w opracowaniu zakresów działania Urzędu w dziedzinie obronności Państwa w czasie pokoju i w czasie wojny.

18) Opracowanie i aktualizacja dokumentów i zestawów zadań przewidzianych do realizacji w poszczególnych okresach gotowości obronnej.

19) Nadzór nad realizacją zadań obronnych w jednostkach organizacyjnych Miasta .

20) Organizowanie szkoleń obronnych.

21) Przygotowanie warunków do funkcjonowania urzędu w czasie „W” oraz opracowanie i utrzymywanie w aktualności dokumentacji w tym zakresie.

22) Tworzenie stałych dyżurów dla potrzeb przekazywania informacji i decyzji.

23) Opracowanie decyzji Burmistrza w sprawach świadczeń na rzecz obrony.

24) Opracowanie i bieżąca aktualizacja planu świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych na rzecz Sił Zbrojnych, Policji, PSP, OC i innych jednostek organizacyjnych wykonujących zadania na potrzeby obrony cywilnej.

25) Współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego i Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w zakresie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Do zadań Referatu Organizacyjnego, Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta w zakresie gospodarki komunalnej należy w szczególności:

1) utrzymania czystości i porządku w mieście,

2) konserwacja i budowa zieleni miejskiej, zadrzewień,

3) utrzymanie gminnych dróg, ulic, mostów, placów, w tym oczyszczanie letnie i zimowe,

4) bieżąca konserwacja gminnych urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych,

5) zbieranie i usuwanie odpadów komunalnych i nieczystości ciekłych,

6) prowadzenie targowiska miejskiego.

7) Organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi, miejscami pamięci narodowej.

8) Współpraca z jednostką Ochotniczej Straży Pożarnej i innymi organami ochrony przeciwpożarowej.

§ 16

Do zadań Referatu Finansowo - Budżetowego należy w szczególności:

1) opracowanie projektów budżetu wraz z projektem planu finansowego dla zadań zleconych przez administrację rządową oraz nadzór nad jego realizacją,

2) zapewnienie bilansowania finansowych potrzeb miasta dochodami własnymi i zasilającymi,

3) prowadzenie rachunkowości dochodów i wydatków budżetowych,

4) prowadzenie analizy dochodów budżetowych oraz wydatków i kosztów,

5) analiza wykonania budżetu wraz z wnioskowaniem w sprawie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania pieniędzmi,

6) opracowywanie sprawozdań z wykonania budżetu miasta i gospodarki pozabudżetowej,

7) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędami Skarbowymi,

8) prowadzenie spraw funduszy celowych,

9) nadzór i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych miasta,

10) prowadzenie dokumentacji:

a) księgowej inwestycji miasta,

b) płacowej, zasiłków rodzinnych i chorobowych pracowników Urzędu,

c) dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych,

11) sporządzanie deklaracji do ZUS,

12) prowadzenie spraw z zakresu ustawy o podatku VAT,

13) prowadzenie Księgi Inwentarzowej Urzędu – ewidencjonowanie środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów,

14) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej budżetu gminy i jednostek budżetowych miasta,

15) obsługa kasowa i księgowa w zakresie zadań prowadzonych przez Urząd,

podejmowanie gotówki z banku,
przyjmowanie wpłat,
dokonywanie wypłat,
sprzedaż znaków skarbowych i weksli,
prowadzenie ewidencji wpływów i wypłat w postaci raportów kasowych,
sporządzanie poleceń przelewu na podstawie zatwierdzonych do wypłaty dowodów.

16) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

17) przygotowywanie propozycji stawek podatków i opłat lokalnych,

18) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych,

19) prowadzenie księgowości podatkowej,

20) analiza prawidłowości składanych informacji i deklaracji podatkowych,

21) załatwianie podań w sprawie ulg i umorzeń podatkowych oraz odwołań od wymiaru podatków,

22) zakładanie i prowadzenie kart gospodarstw i ewidencji nieruchomości z podziałem na osoby fizyczne i prawne,

23) prowadzenie rejestrów wymiarowych oraz przypisów i odpisów,

24) windykacja należności podatkowych - wysyłanie upomnień i wystawianie tytułów wykonawczych,

25) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i zaległościach podatników,

26) rozliczanie i kontrola inkasa podatków i opłat,

27) zaopatrywanie jednostek w druki deklaracji od nieruchomości i przesyłanie uchwał w sprawie ustalenia stawek podatku.

28) Wystawianie pokwitowań na wpłaty dokonywane w Urzędzie.

29) Pobór opłaty targowej.

30) Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku VAT zawartego w cenie oleju napędowego.

31) prowadzenie centralnego rejestru umów cywilnoprawnych i zleceń.

32) Prowadzenie rozliczeń zakupu paliwa w samochodach służbowych.

33) Przeprowadzanie pełnych problemowych oraz doraźnych kontroli w jednostkach organizacyjnych Miasta.

34) Przeprowadzanie kontroli finansowych w innych podmiotach dotowanych przez Miasto w zakresie wykorzystania przekazanej dotacji.

35) Opracowywanie protokołów z kontroli i zaleceń po zakończeniu kontroli finansowej.

36) Przeprowadzanie kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych.

37) Przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie poleconym przez Burmistrza Miasta.

38) Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem komunalnym zasobem mieszkaniowym w zakresie:

a) zawieranie i wypowiadanie umów najmu,

b) prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych, zamiennych i lokali socjalnych,

c) obsługi finansowo – księgowej komunalnych zasobów mieszkaniowych,

d) prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych, zamiennych i lokali socjalnych,

e) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem czynszu w lokalach mieszkalnych i lokalach socjalnych,

f) prowadzenie spraw dotyczących kierowania uprawnionych osób do zawarcia umów najmu lokali,

g) ocena warunków mieszkaniowych wnioskodawców oraz sporządzanie stosownej dokumentacji,

h) bezpośrednia współpraca z Komisją Rady Miasta właściwą w sprawach mieszkaniowych ,

i) prowadzenie spraw związanych z lokalami użytkowymi,

j) prowadzenie procedur w zakresie wykonywania eksmisji z lokali mieszkalnych oraz lokali użytkowych.

k) Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i merytorycznym rozpatrywaniem wniosków o dodatki mieszkaniowe.

39) Prowadzenie spraw związanych z czynszami i opłatami (umowy dzierżawy, użytkowania wieczystego)

§ 17

Do zadań Referatu Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa w zakresie inwestycji, budownictwa i gospodarki nieruchomościami należy w szczególności:

1) przeprowadzenie wszelkich procedur związanych z realizacja zadań podlegającym przepisom ustawy o zamówieniach publicznych, a mianowicie:

a) organizowanie postępowania przetargowego,

b) prowadzenie rejestru dokonywanych zamówień,

c) opracowywanie materiałów pomocniczych dla różnych trybów i procedur dokonywanych zamówień,

d) konsultowanie oraz służenie pomocą komórkom organizacyjnym Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym miasta w zakresie realizacji postanowień ustawy przy dokonywaniu zamówień na roboty budowlane, dostawy, usługi,

2) nadzór nad realizacją inwestycji finansowanych z budżetu miasta i prowadzonych z udziałem środków zewnętrznych

3) odbiór robót, weryfikacja kosztorysów powykonawczych oraz rozliczanie inwestycji i remontów,

4) sporządzanie wniosków w celu ubiegania się o środki z zewnątrz,

5) udzielanie merytorycznej pomocy jednostkom organizacyjnym miasta w zakresie wykonywania zadań inwestycyjnych i remontów,

6) współpraca z Komitetami Budowy Infrastruktury Technicznej i spółkami komunalnymi,

7) programowanie i realizacja infrastruktury technicznej dla budownictwa komunalnego,

8) przeprowadzenie procedur związanych z opracowaniem ogólnego planu przestrzennego zagospodarowania miasta i planów szczegółowych oraz nadzór nad ich realizacją,

9) przygotowanie projektów decyzji – po uzgodnieniu ich z właściwymi organami - o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

10) wyrażanie opinii architektoniczno-urbanistycznych o projektach pomników i innych dzieł plastycznych, wpływających na wygląd obiektów budowlanych,

11) Prowadzenie ewidencji nazw ulic i nadawanie numerów porządkowych nieruchomościom.

12) Przygotowywanie wniosków o nadanie nazw ulicom nowopowstałym i zmianę nazw ulic istniejących.

13) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem opinii w zakresie przebiegu dróg krajowych i powiatowych, zaliczania drogi do kategorii dróg gminnych.

14) Zarządzanie siecią dróg gminnych

15) Prowadzenie spraw w zakresie wydawania zezwoleń i decyzji z zakresu gospodarki drogami:

16) na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej,

17) za umieszczanie w pasie drogi gminnej urządzeń nie związanych z gospodarką drogową,

18) za umieszczanie reklam w pasie drogowym.

19) Prowadzenie spraw związanych z orzekaniem o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia.

20) Wnioskowanie o rozwiązanie komunikacyjne uwzględniające potrzeby i kierunki rozwoju transportu.

21) Czuwanie nad sprawną organizacją, porządkiem i bezpieczeństwem ruchu na drogach oraz przygotowywanie opinii w tym zakresie.

22) Prowadzenie kontroli prawidłowego oznakowania posesji oraz ich oświetlenia, estetyki napisów, miejsc plakatowania i ogłoszeń.

23) Prowadzenie spraw związanych z prawidłowym utrzymaniem dróg gminnych w tym: oznakowania pionowego i poziomego, oświetlenia ulicznego, zimowego utrzymania, wykonywania remontów bieżących oraz utrzymania nowych.

24) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami i odszkodowaniami, w związku z kolizjami na drogach miejskich lub ich stanem,

25) prowadzenie postępowania w sprawach scaleń i podziałów gruntów,

26) opiniowanie podziałów geodezyjnych i przygotowanie decyzji podziałowych,

27) Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem gruntami stanowiącymi własność Miasta, w tym: sprzedaż, oddawanie w użytkowanie wieczyste i w zarząd, dzierżawę lub najem gruntów, przejmowaniem gruntów na własność Miasta oraz przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w tych sprawach.

28) Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z organizowaniem przetargów na wolne nieruchomości przeznaczone do sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste.

29) Prowadzenie spraw związanych z tworzeniem zasobów gruntów na cele zabudowy mieszkaniowej jednorodzinnej i wielorodzinnej.

30) Przygotowywanie zleceń na opracowanie geodezyjne nieruchomości stanowiących własność Miasta.

31) Przygotowywanie wniosków o założenie ksiąg wieczystych lub dokonywanie w nich zmian w stosunku do nieruchomości stanowiących własność Miasta.

32) Przygotowywanie dokumentacji do zawarcia umów związanych ze sprzedażą, oddaniem w wieczyste użytkowanie nieruchomości stanowiących własność Miasta oraz współpraca w tym zakresie z notariuszami.

33) Przygotowywanie projektów decyzji i prowadzenie spraw związanych z rozwiązywaniem umów użytkowania wieczystego gruntów nie zagospodarowanych zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w umowach.

34) Prowadzenie spraw dotyczących zarządu i użytkowania nieruchomości stanowiących własność Miasta oraz spraw związanych z przekazywaniem w użytkowanie wieczyste gruntów jednostkom, którym zostały przekazane wcześniej w użytkowanie.

35) Prowadzenie spraw związanych z ustalaniem cen nieruchomości stanowiących własność Miasta oraz opłat z tytułu użytkowania i zarządu tymi nieruchomościami.

36) Prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia.

37) Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z prawem pierwokupu.

38) Przygotowywanie dokumentacji do wywłaszczenia na rzecz Miasta.

39) Przygotowywanie pełnej dokumentacji oraz prowadzenie procedury sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych.

40) Współpraca z Wydziałem ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Garwolinie w zakresie wnioskowania czynności wieczysto – księgowych.

41) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem komunalnym zasobem mieszkaniowym, w tym wykonywanie obowiązków wynajmującego, ustalanie w porozumieniu z Referatem Finansowo-Budżetowym, propozycji stawek czynszu za najem lokali zgodnie z obowiązującymi przepisami, nadzór nad utrzymaniem właściwego stanu technicznego komunalnych lokali mieszkalnych oraz lokali użytkowych

Do zadań Referatu Inwestycji, Budownictwa, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Rolnictwa w zakresie ochrony środowiska i rolnictwa należy w szczególności:

1) aktualizacja gospodarstw i działek rolnych oraz wydawanie odpowiednich zaświadczeń związanych z działalnością rolniczą i produkcja rolną,

2) prowadzenie spraw z zakresu łowiectwa i leśnictwa,

3) wydawanie zezwoleń na posiadanie psów ras uznanych za agresywne,

4) prowadzenie spraw związanych z ochroną i kształtowaniem środowiska, a w szczególności:

a) sporządzanie gminnego programu ochrony środowiska oraz raportów z wykonania tego programu,

b) udostępnianie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, informacji o środowisku i jego ochronie,

c) przeprowadzenie postępowania w sprawie oddziaływania na środowisko planowanych przedsięwzięć w części postępowania zmierzającego do wydania decyzji określonych w ustawie,

d) popularyzacja problematyki ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju,

e) kontrola przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska w zakresie objętym właściwością,

5) prowadzenie ewidencji:

a) zbiorników bezodpływowych w celu kontroli częstotliwości ich opróżniania,

b) przydomowych oczyszczalni ścieków w celu kontroli częstotliwości i sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych,

6) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki wodnej.

§ 18

Do zadań Referatu Zarządzania Oświatą należy w szczególności:

realizacja zadań finansowo-księgowych dotyczących placówek oświatowych,.
przygotowywanie projektu budżetu placówek oświatowych,
organizowanie warunków działania placówek oświatowych,
wyposażanie placówek oświatowych w pomoce dydaktyczne, pomoce naukowe i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania i wychowania i innych zadań statutowych,
prowadzenie statystyki oraz innych wymaganych sprawozdań w zakresie realizowanych zadań w szczególności rzeczowych, zatrudnienia, wynagrodzeń,
wypełnianie obowiązków, które nakłada prawo oświatowe na organ prowadzący szkoły i przedszkola,
prowadzenie spraw dotyczących awansu zawodowego nauczycieli,
opracowanie gminnego planu doskonalenia zawodowego nauczycieli,
prowadzenie spraw z zakresu pomocy stypendialnej dla uczniów
prowadzenie spraw związanych ze zwrotem kosztów kształcenia młodocianych.

§ 19

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1) rejestracja, urodzin, małżeństw i zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny obywateli,

2) sporządzanie aktów stanu cywilnego oraz prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

3) prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego,

4) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów i zaświadczeń stanu cywilnego,

5) przyjmowanie oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

6) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

7) organizowanie ślubów i ich udzielanie,

8) organizowanie uroczystości jubileuszowych urodzin i małżeństw; sporządzanie sprawozdań statystycznych,

9) wydawanie decyzji w sprawie zmian imion i nazwisk.

10) prowadzenie archiwum Urzędu Stanu Cywilnego.

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należą sprawy wykonywania zadań zleconych związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi, Burmistrza Miasta oraz referendum gminnym w tym:

a) przygotowywanie stosownych uchwał,

b) zapewnienie obsługi techniczno – materialnych warunków pracy obwodowych komisji wyborczych,

c) plakatowanie obwieszczeń wyborczych itp.

§ 20

Do zadań pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:

1) nadzór nad kancelarią tajną,

2) organizowanie ochrony informacji niejawnych, jednostki, systemów i sieci telekomunikacyjnych,

3) kontrola ochrony informacji niejawnych, ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,

4) w niezbędnych przypadkach przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego.

ROZDZIAŁ VII

Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 21

Osobą uprawnioną do podpisywania pism w imieniu Urzędu jest Burmistrz, który podpisuje:

1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,

2) projekty uchwał przedkładane Radzie,

3) pisma związane z reprezentowaniem miasta na zewnątrz,

4) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności miasta,

5) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników referatów i pracowników samodzielnych,

6) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników urzędu,

7) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,

8) pełnomocnictwa do reprezentowania miasta przed sądami i organami administracji,

9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

10) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 22

Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.

§ 23

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.

§ 24

Kierownicy referatów podpisują:

1) pisma związane z zakresem działania referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,

2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Burmistrza,

3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej referatów i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk pracy w ramach referatu.

§ 25

Dokumenty i pisma, przedkładane do podpisu Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub Skarbnikowi, muszą być parafowane przez pracowników będących autorami pism oraz kierowników referatów.
Parafkę umieszcza się w lewym dolnym rogu projektu pisma.

§ 26

Postanowienia, zaświadczenia oraz decyzje w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego podpisują wyłącznie imiennie do tego upoważnieni na piśmie przez Burmistrza pracownicy Urzędu.
Pracownik upoważniony przez Burmistrza do załatwiania i podpisywania dokumentów używa pieczątki: „Z upoważnienia Burmistrza”, na której widnieje jego imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe.
Rejestr i zbiór upoważnień znajduje się w Referacie Organizacyjnym, Spraw Społeczno-obywatelskich i Promocji Miasta.

§ 27

W dokumentach i pismach Urzędu w lewym dolnym rogu należy zamieszczać adnotację zawierającą: imię nazwisko, stanowisko służbowe i numer telefonu pracownika, który sporządził dokument lub pismo.
Dokumenty finansowe przedstawione do podpisu Burmistrza lub innej osobie upoważnionej powinny być uprzednio parafowane przez Skarbnika.

ROZDZIAŁ VIII

Organizacja przyjmowania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli

§ 28

Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego oraz przepisach szczególnych.
Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierownicy referatów oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami czynności.
Kontrolę i koordynację działań wewnątrz Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz.

§ 29

Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg oraz wniosków obywateli.
Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
Referat Spraw Społeczno-Obywatelskich oraz Promocji Miasta prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do Urzędu oraz zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, jego Zastępcę, Sekretarza i kierowników referatów.

§ 30

Pracownicy obsługujący obywateli zobowiązani są do:

a) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,

b) rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,

c) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,

d) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności,

e) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć.

Obywatele mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, telegraficznej lub informatycznej.

§ 31

Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godz. 8⁰⁰ – 12⁰⁰ i czwartek w godzinach od 15.⁰⁰do 16.^30. Zastępca Burmistrza, Sekretarz oraz pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w godzinach urzędowania.
Obsługa obywateli powinna być rzeczowa i sprawna z zachowaniem zasad uprzejmości.

ROZDZIAŁ IX

Zasady organizacji kontroli wewnętrznej

§ 32

Zasady kontroli wewnętrznej określa odrębny regulamin, wydany w drodze zarządzenia burmistrza.

ROZDZIAŁ X

Przekazywanie stanowisk pracy

§ 33

Stanowiska pracy w Urzędzie podlegają przekazywaniu w formie protokołu zdawczo – odbiorczego.
Protokół zdawczo – odbiorczy powinien zawierać:

a) wykaz spraw w toku z krótkim opisem ich stanu zaawansowania,

b) wykaz spraw zakończonych a nie zarchiwizowanych,

c) wykaz przekazywanych materiałów i dokumentów,

d) wykaz sprzętu i urządzeń według spisu inwentaryzacyjnego.

§ 34

Pracownik obejmujący stanowisko ma obowiązek w terminie 7 dni zapoznać się ze wszystkimi przekazanymi sprawami oraz materiałami i dokumentami.
Bezpośredni przełożony ponosi odpowiedzialność za właściwe rozliczenie podległego mu pracownika przy zmianie stanowisk pracy.

§ 35

Ogólny nadzór nad prawidłowym przekazywaniem stanowisk pracy sprawuje Sekretarz.

ROZDZIAŁ IX

Postanowienia końcowe

§ 36

Sprawy nieuregulowane w Regulaminie lub aktach prawnych wyższego rzędu, a dotyczące wykonywania zadań Urzędu, jego struktury i funkcjonowania, określa Burmistrz w formie zarządzenia wewnętrznego.

Załącznik Nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miasta Łaskarzew